Kassasystem har gått från att enbart registrera betalningar till att vara viktiga verktyg för den dagliga driften i olika typer av verksamheter. De kan till exempel integreras med kök eller lager, eller användas för administrering av schema och ekonomi.

Moderna system har helt enkelt funktioner som gör det enklare att följa försäljningen, hantera beställningar och genomföra anpassningar.

Vad är ett modernt kassasystem? 

Ett modernt kassasystem kombinerar användarvänlig mjukvara med hårdvara som pekskärm, kvittoskrivare och betalfunktioner. Eftersom det kan kopplas till en kontrollenhet uppfyller det också lagkraven gällande rapportering. Systemet ger personal i butik eller restaurang stöd, för att snabbt och enkelt kunna registrera varor, justera beställningar och hantera betalningar.

Ett väl utformat kassasystem klarar av en hög belastning och kan användas under långa arbetspass utan avbrott. Särskilt stor skillnad kan det göra vid högsäsong eller när kundflödet är stort och det är viktigt med snabb service. För att det här ska gälla är det dock av största vikt att gränssnittet är tydligt och enkelt att förstå även för ny personal.

Anpassningsbarhet för olika branscher

Olika verksamheter arbetar på olika sätt, och kassasystemet behöver kunna anpassas därefter. Här är några exempel:

● För restauranger ska det kunna möjliggöra ett strukturerat flöde, från beställning till kök.

● I livsmedels- och detaljhandeln ska det istället kunna kopplas samman med scanners, vågar och lösningar för lagerkontroll.

● I caféer bör det kunna användas för enkel justering av menyer vid ändringar i utbudet.

● Om flera delar kombineras, exempelvis butik och servering, är det en fördel om allt kan hanteras i samma system.

Oberoende av verksamhetstyp är det ofta också viktigt med skalbarhet, så att man kan bygga ut med fler kassor, fler personalstationer eller utökad produktion i kök eller servering.

Molnbaserad administration och rapportering

Ett kassasystem som är kopplat till ett molnbaserat administrativt verktyg ger flexibilitet eftersom det gör att man kan följa försäljningen och göra anpassningar var man än befinner sig. Till exempel kan sortimentet justeras, priserna ändras och kampanjer läggas in utan att man behöver vara på plats.

För verksamheter med flera olika grenar eller filialer blir det också enklare att jämföra försäljningsdata. Dessutom kan det integreras funktioner för dagsrapporter, översikter över personalens försäljning och aktuellt lagersaldo. Det gör att man kan agera snabbare på förändringar i efterfrågan och undvika såväl under- som överskott.

Mobila, kassakopplade betallösningar

Om man använder sig av mobila kassaterminaler kan man hantera beställningar och betalningar där kunden är, som till exempel på en uteservering eller i en butiksyta. Genom att själva betalmomentet flyttas närmare kunden, förkortas väntetiden och arbetet blir mer effektivt. När den mobila lösningen har koppling till den ordinarie kassan registreras köpet automatiskt, precis som vanligt.

I situationer där det är många som vill betala samtidigt bidrar en sådan lösning till att köerna kan delas upp, och att kunderna därmed upplever servicen som snabbare. När det går att använda samma system för både stationär kassa och handhållen terminal får man också ökad flexibilitet, i och med att personalen kan röra sig fritt, samtidigt som den har kontroll över försäljningen.

Digital orderhantering och självservice

Ett bra kassasystem gör att hela arbetsflödet blir enklare för restauranger och barer, eftersom beställningarna skickas på digital väg istället för att skrivas ut på papper. Om det dessutom kompletteras med självservicekiosker kan kunden själv lägga sin beställning och genomföra betalningen, utan att behöva vänta på personal. Görs det istället via mobil kan man anpassa för till exempel takeaway eller förbeställningar vid lunchrusning.

Oavsett situation bör systemet automatiskt kunna sortera beställningarna efter kategori eller ordningsföljd, så att det blir enklare att se vad som ska göras och när. Och om kunden själv ska hämta kan det dessutom visas på en skärm vad som är klart, så att personalen kan fokusera helt på själva produktionen.

Självservice innebär inte att den mänskliga kontakten ersätts, utan att kunden ges kontroll över valda delar av köpupplevelsen. Det ger förutsättningar för ett smidigare flöde och färre missförstånd, genom att orderhanteringen blir bättre från början till slut.

Tillbehör och utrustning som effektiviserar

Moderna kassasystem kan också kompletteras med olika typer av anpassad utrustning, såsom:

● Scanners för inventering, kontroll och uppdatering av lagersaldot.

● Vågar för varor som behöver vägas för att priset ska beräknas korrekt.

● Streckkodsläsare för snabb registrering och enklare hantering av större sortiment.

● Etikettskrivare för att ta fram hyllkantsetiketter eller streckkodsmärkningar, för prisjusteringar eller ommärkning i butik.

Minskad administration

Ett kassasystem som kan integreras med företagets andra administrativa verktyg och funktioner gör det enklare att hantera både ekonomi och personal. Till exempel kan en koppling till bokföringen göra att dagsrapporter och försäljningsdata kan överföras automatiskt, istället för att läggas in manuellt. Det sparar tid och minskar risken för fel.

För företag som har många anställda kan en integrering med löneverktyget eller personalliggaren även underlätta arbetstidsrapporteringen och därmed efterlevnaden av de lagar som gäller för anställdas arbetstid.

Om man dessutom använder systemet för att automatisera återkommande arbetsmoment, kan personalen lägga fokus på att driva verksamheten framåt, snarare än på att administrera den. Tack vare att olika delar kommunicerar med varandra blir helheten mer lättöverskådlig, samtidigt som personalen slipper att registrera samma uppgifter flera gånger i olika program