I takt med att arbetslivet blir allt mer digitalt växer en ny affärskritisk fråga fram: hur kan organisationer skapa hållbara arbetsmiljöer där fokus, prestation och välmående får utrymme. Taíno Bendz, aktuell med boken Tech Life Balance, menar att det kräver ett mer medvetet förhållningssätt till hur vi arbetar.

Under de senaste decennierna har digitaliseringen i grunden förändrat hur vi arbetar. Flexibilitet och tillgänglighet har ökat, men också tempot, avbrotten och kraven på ständig respons. För arbetsgivare som rekryterar ingenjörer handlar utmaningen idag inte enbart om att attrahera rätt kompetens, utan om att skapa förutsättningar för att medarbetarna ska prestera och må bra över tid.

– Vi premierar att vara tillgängliga och responsiva, men det medför att vi tappar djupgående arbete. Det måste lyftas och pratas om på jobbet så att båda delarna får utrymme, säger Bendz.

På många av dagens arbetsplatser råder en tydlig tillgänglighetskultur, där förväntningar på ständig uppkoppling och närvaro via digitala verktyg sätter normen. Detta bidrar till att ett snabbt och responsivt arbetssätt har blivit det önskade beteendet hos medarbetare. Konsekvensen är att utrymmet för djupare arbete, strategiskt tänkande och reflektion i arbetsuppgifterna minskar och prioriteras ned.

När tekniken tar fokus från det som skapar värde

En central del i Bendz bok “Tech Life Balance” handlar om hur digital teknik påverkar vårt beteende. Många av de verktyg vi använder dagligen är designade för att fånga vår uppmärksamhet, så kallad “Attention grabbing technology” (AGT). Resultatet är en arbetsdag fylld av notiser, avbrott och snabba fokusväxlingar.

Konsekvensen är att hjärnan vänjer sig vid korta belöningar och får svårare att upprätthålla koncentration över tid. För individen kan detta ofta innebära ökad stress och minskad återhämtning. För organisationer påverkar detta i förlängningen både kvalitet och produktivitet.

Bendz själv är förvånad över hur många arbetsplatser som låter detta gå obemärkt förbi. Speciellt eftersom många arbetsplatser fokuserar på och är beroende av att skapa en produktiv arbetsmiljö.

Fokus – en avgörande resurs i ingenjörsroller

I många ingenjörsroller är förmågan till koncentrerat arbete helt avgörande, eftersom arbetet innefattar komplex problemlösning, utveckling av innovativa lösningar och projekt som ofta sträcker sig över månader eller år. Den typen av arbete kräver sammanhängande tid för analys, eftertanke och fördjupning.

Samtidigt påverkas arbetsdagar ofta av oförberedda digitala möten, notiser från olika applikationer och förväntan på återkoppling från en rad olika medier och plattformar. Det gör det svårt att komma in i det djupa fokus som krävs för att utföra de mest värdefulla uppgifterna och innebär att arbetet ständigt avbryts innan det når sin fulla kvalitet och effekt.

”Vi har byggt arbetsdagar som maximerar aktivitet, inte värdeskapande aktivitet” – Bendz.

När fokus ständigt bryts påverkas inte bara effektiviteten utan också innovationsförmågan. Därför behöver organisationer i högre grad ta ansvar för hur arbetet struktureras, från möteskultur till kommunikationsflöden och förväntningar på tillgänglighet. Detta gäller inte bara tillgängligheten kopplad till arbetet utan också tillgänglighet kopplad till privatliv och verksamhet som står utanför arbetet.

Tydliga strukturer, god kommunikation och klara förväntningar hjälper medarbetare att koppla bort, även från den AGT som används i den privata digitala sfären. Som chef har du ansvar för att skapa tydliga ramar för all digital användning under arbetstid, inklusive privat användning.

Samtidigt kan man konstatera att få arbetsplatser har en medveten dialog kring vilka riktlinjer som bör gälla för AGT kopplad till privat bruk. Ämnet kan upplevas som komplext och ibland känsligt, eftersom dagens digitala verktyg är tätt sammanflätade med individens privatliv, känsla av kontroll och identitet. Trots detta är det en fråga som inte bör lämnas åt slumpen. De aktörer som utvecklar tekniken har egna drivkrafter, vilka inte alltid sammanfaller med organisationens mål eller medarbetarnas välmående.

Bendz uppmanar därför organisationer att prata om elefanten i rummet och understryker att samtal kring AGT mellan medarbetare och chef främjar både hälsa, beteende och stärker relationer på arbetsplatsen.

Balans och återhämtning blir konkurrensfaktorer

Undersökningar visar att balans mellan arbete och privatliv är en av de viktigaste faktorerna för arbetstagare idag. I takt med att arbetslivet blir mer uppkopplat ökar också behovet av tydliga gränser och återhämtning. Enligt en undersökning uppger 42 procent av svenskarna att de aktivt har krävt bättre arbetsvillkor, och många är beredda att byta arbetsplats om deras behov inte möts.

För arbetsgivare innebär detta att frågor som fokus, arbetsbelastning och digital arbetsmiljö inte bara påverkar prestation, utan också möjligheten att attrahera och behålla kompetens. I praktiken blir det en konkurrensfråga, där organisationer som aktivt arbetar med hållbara arbetssätt får ett försprång i kampen om eftertraktad kompetens.

Från fler verktyg till bättre arbetssätt

En vanlig reaktion på ökade krav är att införa fler digitala verktyg. Men enligt Bendz ligger lösningen sällan i tekniken i sig, utan i hur vi använder den.

– Som chef, föregå med gott exempel. Ta en timme ostörd tid varje dag. Stäng av notiser och gör dig otillgänglig, säger Bendz.

Genom att skapa tydliga strukturer för fokusarbete och normalisera ostörd tid kan organisationer bygga en kultur där kvalitet och eftertanke får större utrymme. Det är också positivt att uppmärksamma medarbetare i organisationen kring dina egna kommunikationsvanor. Genom att kommunicera att man inte går att nå via mejl eller andra digitala verktyg under ett visst tidsspann tydliggör förväntansbilden kring när andra kommer att få återkoppling från dig. Detta kan med fördel även användas privat och i relationer utanför arbetet för att även där skapa rätt förväntningar och beteenden.

Konkreta steg mot en mer hållbar arbetsvardag

För att möta utvecklingen av verktyg som använder sig av AGT behöver organisationer arbeta medvetet kring hur arbetet ska struktureras och tydliggöra syftet med de olika digitala verktyg som implementeras. Det handlar om att skapa tydliga förutsättningar för fokusarbete, minska onödiga avbrott och digitalt brus, samt att utveckla en kultur som vågar utmana normer kring ständig tillgänglighet både professionellt och privat.

Konkret kan detta innebära att:

Skapa strategier för vilka verktyg som används och i vilket syfte
Skapa tydliga förväntningar kring tillgänglighet och svarstider
Utbilda chefer i att leda för fokus, återhämtning och hållbar prestation
Avsätt schemalagd tid för ostört fokusarbete
Begränsa interna möten och tydliggör syfte och deltagare
Minska notiser och sätt gemensamma riktlinjer för kommunikation

En strategisk fråga för framtidens arbetsliv

Företag som lyckas skapa balans mellan teknik, prestation och återhämtning har bättre förutsättningar att både attrahera och behålla talanger, och samtidigt stärka sin långsiktiga konkurrenskraft.

Många arbetsplatser är idag optimerade för aktivitet snarare än resultat. Men i takt med att konkurrensen om ingenjörskompetens ökar blir arbetsmiljön en allt viktigare strategisk faktor.

Tech Life Balance är därmed inte bara ett individuellt förhållningssätt, utan en affärskritisk fråga för organisationer som vill vara relevanta och attraktiva över tid.