I många projekt använder man sig av servicebilar och lätta lastbilar. När ett fordon går sönder avstannar arbetet, tidsplanen spricker och kostnader för hyrbilar, jourreparationer och extra resor skjuter i höjden. I vissa lägen kan även säkerheten påverkas. Därför är det viktigt att också ta med fordonen i planeringen och se till att de är servade inför projektstarten.

Med förebyggande arbete och tydliga rutiner för underhåll går det att förlänga livslängden på fordonen och undvika avbrott.

Få koll på hur fordonsparken faktiskt används

Börja med att kartlägga hur varje fordon används. En del bilar rullar långa sträckor varje vecka, andra går mest korta vändor i tätort och vissa får ta de tunga passen på krävande tillfartsvägar. Titta också på belastningen, till exempel om bilen ofta går fullastad, drar släp eller körs med mycket utrustning ombord.

När du har den bilden klar ser du vilka fordon som är mest utsatta och behöver extra omsorg. Utifrån det kan du sätta en prioritering för just de bilar som slits hårdast och planera inköp av reservdelar och bildelar till nästa projekt hos exempelvis AD Bildelar.

Planera service och inköp av reservdelar

Det lönar sig att serva fordonen och byta ut slitna delar innan de går sönder. Gå efter listan över hur fordonen används och boka tid för service när de inte ska användas i arbetet. Ta fram en lista över de delar som ofta slits och behöver bytas ut, till exempel filter, bromsdelar och tändkomponenter. Listan gör det lättare att samordna beställningar och se till att rätt delar finns hemma när de behövs.

Lägre klimatpåverkan med längre livslängd på fordonen

Varje fordon har redan orsakat utsläpp innan det ens börjar användas i ett projekt. Tillverkning, transport och extra utrustning som monteras på bilen ingår i den belastningen. Om bilen byts ut tidigt används inte heller resursen fullt ut.

Genom att planera när olika delar ska kontrolleras, när komponenter ska bytas och när större åtgärder är rimliga, går det att använda fordonet längre utan att öka risken för problem. Då sprids klimatpåverkan över flera år samtidigt som bilen fortsätter att göra nytta i verksamheten.

Se hela kostnaden för varje fordon

För att förstå vad ett fordon egentligen kostar räcker det inte att titta på inköpspriset. Bränsle, planerade reparationer, akuta haverier, hyrfordon, extra resor, omflyttning av personal och förlorad projekttid påverkar också ekonomin. När alla sådana kostnader samlas i samma kalkyl blir det tydligare vilka fordon som drar mest pengar.

Då går det också att jämföra vad en planerad åtgärd och nya reservdelar kostar med vad det innebär att vänta tills felet är ett faktum. På så sätt blir det lättare att avgöra när det är klokt att reparera ett fordon och när det är bättre att ersätta det med ett annat.

Fördela ansvaret kring fordonen

För att service inte ska försenas eller glömmas måste någon ha huvudansvaret för fordonen. Samma person samlar även information om hela fordonsflottan, ser till att rutiner följs och föreslår ändringar när något inte fungerar. Förarna behöver veta hur de ska rapportera fel, vilka kontroller de ska göra själva och när bilen ska lämnas in.

Projektledaren ska ha namn och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för fordonen, för att kunna planera bemanning och fördelningen av bilar i projekten. Då sparar man tid när något måste lösas snabbt och minskar risken för att allvarliga fel inte åtgärdas i tid. Arbetsmiljöverket har också kommit fram till att dåligt underhållna fordon kan leda till olyckor och extra kostnader och att arbetsgivaren har ett ansvar att förebygga det.

Håll ordning på fordonen digitalt

Med digitala verktyg är det enklare att hålla ordning på fordonen. Körsträckor, felmeddelanden, servicehistorik och bokade verkstadsbesök kan samlas i ett och samma system. Föraren kan rapportera fel direkt i telefonen i stället för på papper. Verkstaden kan lägga in vad som är gjort och vad som behöver göras framöver. När uppgifterna finns samlade blir det lättare att planera service i tid och se vilka bilar som behöver åtgärdas.

Välj delar som klarar krävande körning

De flesta projekt är krävande och fordonen slits mer än vid vanlig vägkörning. Däck, bromsar, belysning och andra slitdelar behöver därför väljas utifrån hur bilen används. Ett fordon som ofta går på skogsbilvägar, grus och provisoriska tillfartsvägar behöver andra däck och komponenter än ett som mest rullar på landsväg och motorväg.

När delarna är anpassade till körningen minskar risken för skador och ofrivilliga stopp. Samtidigt kan rätt däck och motordelar hjälpa till att sänka bränsleförbrukningen när fordonen körs långa sträckor med last.

Samarbeta med en verkstad och leverantör

En verkstad som känner till hur ni jobbar blir ett bra stöd. Om ni berättar om kommande jobb, ungefär hur långt bilarna körs och om det finns särskilda krav, blir det lättare för verkstaden och leverantören att förbereda sig.

Det kan handla om bestämda tider för service, färdiga paket med slitdelar som ofta behövs eller tydliga rutiner för snabb hjälp när något oförutsett händer. När kontakten fungerar bra går det också lättare att ändra upplägget om projekten ändras eller om nya behov tillkommer.

Ta med fordonen i uppföljningen

När projekt följs upp hamnar kostnader och uppgifter om fordonen ofta utspridda på flera ställen. Om du i stället plockar fram siffror för tillgänglighet, antal dagar på verkstad, antal servicebesök och körda mil, får du ett tydligare underlag.

När de uppgifterna jämförs med hur projektet i övrigt har gått blir det lättare att se mönster, till exempel om vissa typer av uppdrag ger fler avbrott än andra. Den kunskapen kan du använda när nya projekt planeras, så att användningen av fordonen från början ligger närmare de faktiska behoven.